Nueva ley de control horario (2025) ¿Qué debes saber?

Con la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, el control de la jornada laboral pasó a ser algo muy importante para evitar problemas y sanciones.

A partir de 2025, el Gobierno tiene prevista la aprobación de una nueva ley que, entre otras medidas, contempla más obligaciones para las empresas en materia de control horario, además de un endurecimiento de las sanciones.

En este artículo te contamos lo que necesitas saber sobre esta nueva ley y cómo estar preparados para implementarla de forma correcta, sencilla y evitar complicaciones futuras.

¿Qué significa el Control Horario y por qué resulta relevante?

El seguimiento del horario, también denominado registro de jornada de trabajo, es el procedimiento de documentar las horas que cada empleado ha invertido en su jornada de trabajo.

Este apunte abarca no únicamente las horas de entrada y salida, sino también las horas extra o cualquier otra modificación en su horario de trabajo.

¿Cuál es el objetivo? Evitar la precarización laboral y garantizar condiciones buenas de trabajo.

¿Qué obligaciones hay bajo la nueva Ley de Control horario?

Desde 2019, las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de cada uno de sus empleados, sin importar su tamaño o a que se dediquen.

Estas son las principales obligaciones vigentes:

– Deber de Registro: todas las compañías deben documentar la jornada completa de sus trabajadores, especificando la hora de comienzo y término de su horario de trabajo.

– Periodo de Salvaguarda: el registro debe mantenerse al menos durante cuatro años.

– Sindicatos tienen acceso: los gremios deben tener acceso mensual a los reportes de horas extra de los trabajadores.

– Horarios Flexibles: a pesar de que la legislación dicta que debe existir un control de horarios, también ofrece flexibilidad en los horarios de trabajo, lo que puede resultar esencial para las compañías con jornadas de trabajo variables.

Hasta este momento, todavía están permitidos los registros de jornada en papel. Con el proyecto de ley del Gobierno, el control horario deberá ser realizado en plataformas digitales homologadas.

Además del registro digital obligatorio, la ley contempla el “derecho a la
desconexión”, que permitirá que los trabajadores dejen de responder a las comunicaciones de la empresa fuera del horario laboral y que esto no sea motivo de sanción para los empleados.

¿Cuándo entra en vigor la nueva ley de control horario?

Hasta este momento no ha sido aprobada ni publicada en el BOE. Esto porque, además del control horario, la nueva ley incluye un punto muy conflictivo entre empresas y trabajadores: la reducción de jornada laboral de 40 a 37,5 horas semanales.

Sin embargo, el Gobierno parece decidido a implementar esa medida, por lo que podría tratar de aprobarla por la vía urgente sin el consenso con los empresarios ya a comienzos de este año.

Actualizaremos este artículo con más detalles tan pronto la nueva ley sea aprobada… o no.

¿Qué pasa si no cumplo con la ley de control de horarios?

Como es natural en cualquier ley de este tipo, su incumplimiento puede generar sanciones para las empresas.

Actualmente hay tres niveles de penalizaciones:

– Leves: si se incumple por un motivo formal, como un fallo en la documentación o no poner el registro a disposición de los empleados, la sanción puede ir desde los 60 euros a los 625 euros.

– Graves: si no se realiza el registro, si se hace con errores, o no se computan las horas extras, la sanción puede irse hasta los 6.250 euros.

– Muy graves: cuando se superan las horas extras anuales máximas permitidas o no se abonan las mismas. El total puede variar, llegando a
los 187.515 euros.

Con la nueva ley, el valor de estas sanciones aumenta, con sanciones leves de 1.000 a 2.000€ y las graves suben hasta los 10.000€.

Es importante cumplir con esta nueva ley si queremos evitar este tipo de sanciones. Por eso, es en este punto donde una herramienta apropiada puede evitarte sustos en el futuro.

¿Cuáles son los beneficios del control horario digital?

El registro digital de la jornada laboral tiene otros beneficios que van más allá de prevenir las sanciones:

– Aumenta la eficiencia de la empresa, al agilizar y simplificar el proceso de registro;
– Facilita la elaboración de informes de productividad y uso de recursos, muy útiles para los departamentos de recursos humanos;
– Mejora la relación entre empresas y trabajadores, ya que este procedimiento burocrático se hace de forma más fluida, y sin la necesidad de estar controlando quién está fichando bien y quién no;
– Facilita la inspección laboral y auditorías externas, ya que los informes pueden ser consultados en tiempo real;

– Mejora de forma considerable las rutinas de teletrabajo, horarios flexibles y turnos rotativos.

¿Qué requisitos deben cumplir los programas de control horario digital?

Dicen que “hecha la ley, hecha la trampa”. Pero esta vez buscan limitar la posibilidad de fraude en el registro de jornada digital, estableciendo unos requisitos mínimos que cualquier programa de este tipo deberá cumplir.

– Inalterable: los datos deben ser fiables y no pueden ser modificados por la empresa o por los empleados, una vez registrado.
– Preciso: los programas deben registrar no solo los horarios de entrada y salida, como todas las pausas durante la jornada.
– Constante: el registro debe realizarse todos los días, ya no podemos
rellenarlo al final del mes.
– Protección de datos (GDPR): los programas deben garantizar el derecho a la privacidad e intimidad de los trabajadores.
– Disponible: los programas deben proporcionar informes que pueden ser comprobados por inspectores de trabajo en cualquier momento.
– Permanencia: es obligatorio conservar los datos durante al menos 4 años.

¿Cómo elegir el mejor programa de control horario digital?

Depende de varios factores como la actividad de la empresa, el número de trabajadores, o el presupuesto disponible para su contratación. También hay que considerar si solo necesitas el control horario, o un programa de gestión de recursos humanos más completo, que incluya selección de personal, control de bajas y vacaciones. O incluso si necesitas que ese programa esté integrado a un programa de CRM o ERP.

Con una simple búsqueda en Internet verás que ya existen decenas de
programas que cumplen con la nueva normativa. No te preocupes si te cuesta elegir, a nosotros como profesionales del sector también.

Por esto colaboramos con varias empresas que ofrecen diferentes opciones, que pueden cubrir las necesidades de cualquier empresa, independiente de su tamaño o actividad. Contáctanos y estaremos encantados de recomendarte la solución que mejor se adapte a tu negocio.

Bueno, si aún no es obligatorio, ¿por qué deberíamos implementarlo?

Si todo lo anterior aún no te ha convencido, ten en cuenta algo muy importante:

Dejarlo para última hora podrá ser complicado. La implementación de un programa de control horario que cumpla con la nueva normativa podría requerir la importación de datos de otros programas y el entrenamiento de los trabajadores para que lo usen como es debido. Esto no siempre se hace rápidamente.

Y hay más: con el Kit Digital estos programas podrían salir muy baratos o totalmente gratis a tu empresa. Pero las ayudas acabarán este año sí o sí. Por esto, si tardas mucho, al final quizás tengas que costearlo tú mismo.

Conclusión

La nueva normativa que ya está en vigor se endurecerá este año 2025, obligando a todas las empresas a administrar el horario de trabajo y los derechos de sus empleados de forma digital, con un riesgo de mayores sanciones.

A pesar de que esto parece un nuevo reto y puede parecer un dolor de cabeza, también puede representar una oportunidad para actualizar procedimientos y hacer en tu empresa un ambiente de trabajo mucho más saludable, productivo y eficiente.

Si tu empresa todavía no ha iniciado la digitalización del registro de horarios, es momento de hacerlo. Da un paso en tu transformación digital y lleva a tu empresa al siguiente nivel.